În majoritatea colaborărilor comerciale, discuțiile se concentrează asupra aspectelor esențiale ale afacerii: ce urmează să fie livrat, cât costă și în ce termen. După ce aceste puncte sunt agreate, contractul este semnat, de multe ori fără o analiză atentă a tuturor clauzelor.
Este firesc. Atunci când două firme pornesc o colaborare, ambele pleacă de la premisa că aceasta va decurge conform planului.
În practică însă, dificultățile apar rareori din cauza obiectului contractului sau a prețului convenit. Cele mai multe neînțelegeri pornesc din întrebări la care contractul nu oferă un răspuns suficient de clar.
Ce se întâmplă dacă livrarea întârzie?
Cum se procedează dacă serviciile nu corespund celor convenite?
Poate una dintre părți să înceteze colaborarea înainte de termen?
Există penalități pentru întârzierea la plată?
Un contract bine redactat nu poate elimina toate riscurile unei relații comerciale. În schimb, poate stabili de la început reguli clare pentru situațiile care, deși nimeni nu și le dorește, pot apărea pe parcursul colaborării.
În continuare vom analiza elementele care merită cea mai mare atenție înainte de semnarea unui contract și motivele pentru care o redactare atentă poate face diferența atunci când apar neînțelegeri.
Ce ar trebui să urmărească un contract bine redactat?
Există tendința de a aprecia un contract după numărul de pagini sau după complexitatea formulărilor pe care le conține. În realitate, un contract eficient nu este neapărat cel mai lung și nici cel mai tehnic.
Valoarea lui stă în claritatea cu care stabilește regulile colaborării.
Înainte de semnare, merită să îți pui câteva întrebări simple.
Este suficient de clar ce obligații are fiecare parte?
Nu este suficient să fie menționat că o societate va presta servicii sau va livra produse. Contractul ar trebui să permită oricărei persoane care îl citește să înțeleagă exact ce trebuie executat, în ce condiții și până la ce dată.
Sunt stabilite termenele importante?
Pe parcursul unei colaborări există numeroase momente care pot influența executarea contractului: livrarea produselor, emiterea facturilor, efectuarea plății, formularea eventualelor obiecții sau transmiterea notificărilor. Cu cât aceste termene sunt definite mai clar, cu atât există mai puțin loc pentru interpretări diferite.
Prevede contractul ce se întâmplă dacă obligațiile nu sunt respectate?
Orice relație comercială presupune un anumit grad de risc. Tocmai de aceea este util ca documentul să stabilească dinainte cum se procedează în cazul întârzierilor, al neexecutării obligațiilor sau al încetării colaborării. În lipsa unor reguli clare, soluțiile vor trebui căutate ulterior, într-un moment în care interesele părților sunt deja divergente.
Există reguli privind încetarea colaborării?
Nu toate contractele ajung la termenul prevăzut inițial. Uneori colaborarea încetează prin acordul părților, alteori ca urmare a neexecutării obligațiilor sau din alte motive prevăzute de contract ori de lege. Stabilirea unei proceduri clare încă de la început contribuie la evitarea unor discuții inutile.
Ce clauze merită analizate cu cea mai mare atenție?
Nu toate clauzele unui contract au aceeași importanță. Unele au un rol mai degrabă administrativ, în timp ce altele pot influența în mod direct modul în care se va desfășura colaborarea și cum vor fi soluționate eventualele neînțelegeri.
Din experiența noastră, există câteva aspecte asupra cărora merită să vă opriți înainte de semnare.
Obiectul contractului
La prima vedere, această clauză pare una dintre cele mai simple. În realitate, de aici pornesc multe dintre disputele contractuale.
Dacă documentul prevede doar că o societate va presta „servicii de consultanță” sau va furniza „echipamente”, fără alte detalii, fiecare parte poate avea o imagine diferită asupra obligațiilor asumate.
Cu cât obiectul contractului este descris mai precis, cu atât colaborarea devine mai predictibilă. Este recomandabil să fie stabilite elemente precum livrabilele, standardele de calitate, etapele proiectului sau orice alte aspecte relevante pentru activitatea desfășurată.
Un contract bine redactat nu lasă loc presupunerilor. El descrie cât mai clar ce urmează să facă fiecare parte.
Obligațiile și termenele de executare
După stabilirea obiectului contractului, următoarea întrebare este firească: cine face ce și până când?
În practică, multe dificultăți nu apar pentru că obligațiile sunt imposibil de executat, ci pentru că ele nu sunt suficient de clare.
De exemplu, dacă o societate se obligă să ofere „suport tehnic”, este util să fie precizat ce presupune acest serviciu: în ce interval este disponibil, în cât timp trebuie răspuns unei solicitări și prin ce mijloace se realizează comunicarea.
Același lucru este valabil și pentru termene.
Data livrării, termenul de plată sau perioada în care pot fi formulate obiecții nu ar trebui lăsate la aprecierea fiecărei părți. Stabilirea unor repere clare contribuie la evitarea unor interpretări diferite și facilitează desfășurarea colaborării.
Prețul și modalitatea de plată
În multe negocieri, prețul este primul aspect discutat și ultimul asupra căruia se mai revine după semnarea contractului.
Totuși, valoarea contractului reprezintă doar o parte a discuției.
La fel de importante sunt modalitatea de facturare, scadențele, condițiile în care plata devine exigibilă și eventualele consecințe ale întârzierii.
O formulare clară reduce riscul unor neînțelegeri și oferă ambelor părți o imagine predictibilă asupra modului în care se va desfășura colaborarea din punct de vedere financiar.
Încetarea colaborării
Puține persoane acordă atenție acestei clauze atunci când semnează un contract.
Este de înțeles. În acel moment, obiectivul este începerea colaborării, nu încetarea ei.
Cu toate acestea, este recomandabil ca documentul să prevadă încă de la început în ce situații contractul poate înceta, dacă este necesar un termen de preaviz și ce obligații rămân valabile după încetarea raporturilor dintre părți.
Clarificarea acestor aspecte poate evita numeroase discuții dacă, la un moment dat, colaborarea nu mai poate continua.
Confidențialitatea
În relațiile comerciale sunt comunicate frecvent informații privind clienții, politica de prețuri, strategiile de dezvoltare sau alte date care au valoare pentru afacere.
De aceea, recomandăm ca obligația de confidențialitate să fie formulată cât mai clar.
În practică, merită verificat dacă această clauză stabilește ce informații sunt considerate confidențiale, cât timp subzistă obligația după încetarea contractului și în ce condiții pot fi utilizate informațiile primite pe parcursul colaborării.
Nu orice contract are nevoie de o clauză complexă de confidențialitate. În anumite domenii însă, aceasta poate avea o importanță comparabilă cu obligațiile principale asumate de părți.
Cele mai frecvente greșeli pe care le întâlnim în practică
Un contract dezechilibrat nu este întotdeauna rezultatul unei negocieri dificile. De multe ori, problemele apar din motive mult mai simple: folosirea unui model standard fără adaptare, formulări prea generale sau lipsa unor reguli care păreau neimportante în momentul semnării.
Iată câteva dintre situațiile pe care le întâlnim cel mai des în practică.
Folosirea unui model descărcat de pe internet fără adaptare
Internetul oferă numeroase modele de contracte, iar multe dintre ele pot reprezenta un punct de plecare util. Problema apare atunci când documentul este preluat integral, fără a fi adaptat activității desfășurate și particularităților colaborării.
Două contracte de prestări servicii pot avea structuri asemănătoare, dar obligațiile unei agenții de marketing diferă semnificativ de cele ale unei firme de construcții sau ale unei societăți care dezvoltă software. În mod firesc, și clauzele care le protejează interesele vor fi diferite.
Un model standard poate oferi o structură de lucru. Nu poate înlocui însă analiza situației concrete.
Formulări prea generale
Uneori, dorința de a simplifica redactarea contractului conduce la utilizarea unor expresii precum „în timp util”, „în condiții normale” sau „servicii complete”.
Astfel de formulări pot părea suficiente atunci când colaborarea începe și există încredere între părți. Dacă apar însă neînțelegeri, fiecare va tinde să le interpreteze în propriul interes.
Ori de câte ori este posibil, este preferabil ca obligațiile importante să fie descrise cât mai concret: ce trebuie executat, în ce termen și în ce condiții.
Lipsa unei proceduri de recepție
În contractele care au ca obiect executarea unor lucrări sau prestarea unor servicii, recepția este un moment important. Cu toate acestea, multe documente nu prevăd cine verifică prestația, în ce termen pot fi formulate observații și ce se întâmplă dacă acestea există.
O procedură clară oferă predictibilitate ambelor părți și reduce riscul unor discuții privind momentul în care obligațiile au fost sau nu îndeplinite.
Modificarea contractului doar prin discuții informale
Pe parcursul colaborării apar frecvent schimbări privind termenele, obiectul prestației sau valoarea contractului.
Dacă aceste modificări rămân doar la nivelul unor discuții telefonice sau al unor conversații informale, pot apărea dificultăți în dovedirea lor. Din acest motiv, recomandăm ca orice modificare importantă să fie consemnată în scris.
Contractele descărcate de pe internet – sunt suficiente?
Nu există un răspuns valabil pentru toate situațiile.
Un model de contract poate fi util atunci când doriți să înțelegeți structura unui anumit tip de document sau să identificați principalele clauze care ar trebui discutate în cadrul negocierii.
În schimb, atunci când contractul privește o colaborare importantă pentru activitatea societății, este recomandabil ca acesta să fie adaptat situației concrete.
Valoarea tranzacției, durata colaborării, specificul activității și raportul dintre părți influențează în mod direct conținutul contractului.
De exemplu, un contract încheiat pentru un proiect punctual de câteva săptămâni va avea, în mod firesc, o structură diferită față de un contract-cadru în baza căruia două societăți urmează să colaboreze timp de mai mulți ani.
La fel, un contract prin care sunt transferate drepturi de proprietate intelectuală sau sunt comunicate informații confidențiale necesită o atenție diferită față de un contract cu un obiect mai simplu.
Prin urmare, întrebarea nu este dacă un model de pe internet este bun sau rău, ci dacă răspunde nevoilor concrete ale afacerii dumneavoastră.
Când este recomandată verificarea contractului de către un avocat?
Nu orice document necesită o redactare complet personalizată.
Există însă situații în care o verificare juridică înainte de semnare poate fi utilă atât pentru clarificarea unor clauze, cât și pentru identificarea unor riscuri care nu sunt întotdeauna evidente la prima lectură.
De regulă, recomandăm o astfel de analiză atunci când:
contractul are o valoare semnificativă;
colaborarea este gândită pe termen lung;
documentul este redactat integral de cealaltă parte și nu a existat o negociere reală a clauzelor;
sunt implicate drepturi de proprietate intelectuală sau informații confidențiale;
contractul conține limitări de răspundere, penalități ori mecanisme complexe de încetare;
colaborarea are un element de extraneitate, iar părțile aleg aplicarea unei alte legislații sau soluționarea litigiilor în afara României.
Scopul unei astfel de analize nu este complicarea contractului.
De cele mai multe ori, modificările propuse urmăresc clarificarea unor prevederi și adaptarea lor la modul concret în care părțile intenționează să colaboreze.
Concluzie
Un contract comercial nu este un document redactat doar pentru situațiile în care apar neînțelegeri. El reprezintă cadrul în care se va desfășura întreaga colaborare dintre părți.
Cu cât drepturile și obligațiile sunt stabilite mai clar de la început, cu atât executarea contractului devine mai previzibilă, iar riscul unor interpretări diferite este mai redus.
Înainte de semnarea unui contract important, merită acordată atenție nu doar condițiilor comerciale, ci și clauzelor care reglementează executarea obligațiilor, încetarea colaborării, răspunderea contractuală și modalitatea de soluționare a eventualelor litigii.
O analiză realizată înainte de semnare este, de regulă, mai simplă și mai eficientă decât încercarea de a corecta ulterior efectele unui contract care nu reflectă în mod adecvat interesele părților.